Le formulaire de bail imprimé est une chose du passé. La situation que nous vivons avec le COVID-19 en est une preuve flagrante. Voici pourquoi il est plus que temps de passer au numérique.
Le numérique n’a pas échappé à la loi de Schopenhauer; tout changement doit passer par trois stades de jugement : ridicule, dangereux et évident. Nombre de solutions technologiques actuelles n’en démordent pas et en immobilier (comme dans tous les domaines), seule l’éducation permet d’atteindre le dernier stade. Pour changer nos habitudes de vie (un processus long et exigeant), il faut s’informer et s’éduquer à propos des bénéfices que ce changement nous apportera à moyen et long termes.
En immobilier, la migration vers le numérique est un changement encore douloureux et parfois incompris par l’ancienne génération de propriétaires qui ne mesurent pas toujours le gain potentiel que cette migration présente.
Avantages de passer au numérique
Or, les avantages à informatiser les processus et utiliser des logiciels et des plateformes en ligne sont nombreux, et représentent un atout évident pour tout propriétaire et investisseur immobilier. Que faut-il rechercher lorsqu’on effectue ce virage et quels sont les outils qui permettent de mieux gérer son parc immobilier, aujourd’hui?
Centraliser organiser l’information essentielle
Tout d’abord, passer au numérique offre la possibilité de centraliser l’ensemble des documents (baux, annexes, factures, lettres aux locataires, etc.). Une plateforme de stockage nuagique comme Google Drive ou Dropbox permet de regrouper l’ensemble des documents à coût très bas, voire gratuitement. Une telle plateforme permet également, par exemple, de constituer un dossier qui regroupe l’ensemble des documents pour une préapprobation hypothécaire; une économie de temps et une meilleure organisation évidentes dans un marché très compétitif à l’achat, où quelques heures peuvent faire la différence sur le dépôt d’une offre.
Accéder à des ressources de qualité en temps réel
Le numérique permet aussi d’accéder directement et rapidement, en temps réel et de façon sécuritaire, à plusieurs sources d’informations de qualité, fiables et éprouvées. Le XXIe siècle est celui de l’information. Il est donc primordial de comprendre, par le numérique, quels sont les acteurs principaux et leurs spécialités. Plusieurs acteurs connus et reconnus existent dans le domaine de l’immobilier multilogement :
– Corporation des propriétaires immobiliers du Québec (CORPIQ)
– Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL)
– Régie du logement du Québec
– Collège MREX
– et plus encore
Ces organisations sont des sources d’informations qui permettent de mieux appréhender les tendances du marché, de bien connaitre ses obligations légales et celles des locataires, d’accéder à des bases de données et de la documentation type (e.g. : modèles pour la signature de vos annexes, etc.). Elles peuvent vous apprendre, par exemple, que les meilleures façons de se protéger (dans le respect de la loi) en cas de litige sont d’uniquement communiquer avec vos locataires par des moyens approuvés par la Régie du logement du Québec et de toujours conserver une preuve écrite de vos échanges.
Produire des baux électroniques
Il existe aujourd’hui des solutions perfectionnées, comme Bloc Solutions (la seule solution au Québec), qui offrent la possibilité de produire des baux entièrement numériques, d’obtenir les signatures des locataires sans se déplacer, de centraliser toutes les communications avec les locataires et stocker toute la documentation importante en un seul endroit.
Gérer son parc immobilier comme une entreprise
Passer au numérique s’inscrit également dans la vision d’immopreneur, soit gérer ses immeubles à revenus comme une entreprise, c’est-à-dire en utilisant un système de gestion solide et structuré, qui repose sur des outils et systèmes permettant d’améliorer sans cesse son organisation, sa planification et ses relations clients. En effet, plusieurs outils technologiques existent aujourd’hui pour mieux gérer ses propriétés, comme les :
– logiciels de gestion immobilière;
– baux électroniques;
– sites d’affichage Web (Kangalou, LogisQuébec, etc.);
– logiciels de gestion de relations clients immobiliers.
En conclusion, passer au numérique devrait vous permettre de simplifier et accélérer l’ensemble du processus de gestion, de le centraliser et de le normaliser, le tout pour être plus efficace et productif. À terme, ce passage permet de standardiser votre gestion, une meilleure gestion de votre clientèle, et un gain de temps dans votre agenda d’immopreneur. L’idéal est de poser les piliers au démarrage de votre croissance, car il est souvent plus simple de mettre en place de saines habitudes de gestion sur lesquelles faire croitre son parc immobilier que l’inverse.
À propos de l'auteur
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