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Guide sur le relevé 31 à l’usage du propriétaire

15 septembre, 2022   |   Par MREX

Vous êtes propriétaire d’un ou de plusieurs immeubles locatifs au Québec? Chaque année, Revenu Québec vous demande de produire le relevé 31, un document relatif à l’occupation d’un logement. Vous n’avez encore jamais eu à remplir ce document par vous-même, que ce soit parce qu’il s’agit de votre première location ou parce que vous pouviez précédemment compter sur l’aide d’une autre personne? Vous souhaitez tout simplement vous rafraîchir la mémoire quant à certains détails? Le Collège MREX vous propose de poursuivre votre lecture de ce guide pour découvrir ce qu’est exactement le relevé 31, comment le remplir ainsi que toutes les autres informations utiles sur le sujet.

Qu’est-ce que le relevé 31?

Le relevé 31 est un document qui doit être produit annuellement, à la demande de Revenu Québec. Il permet de déclarer des renseignements sur l’occupation d’un logement au 31 décembre de l’année visée. Plus précisément, il contient les noms du propriétaire et du locataire ou du sous-locataire, le nombre de locataires ou de sous-locataires dans le logement et l’adresse de ce dernier.

Le locataire ou le sous-locataire utilisent alors ces informations pour demander le crédit d’impôt pour solidarité lorsqu’ils font leur déclaration de revenus.

Si vous êtes le propriétaire de plus d’un logement, vous devez produire le relevé 31 pour chacun d’entre eux et vous assurer que chaque locataire ou sous-locataire reçoit également sa copie.

Est-ce que le relevé 31 est obligatoire?

La production du relevé 31 est obligatoire pour tous les logements en location ou en sous-location qui respectent les conditions demandées par Revenu Québec. Si vous êtes propriétaire d’un ou de plusieurs immeubles à logement locatif, vous devez donc absolument produire un relevé pour chacun des logements que vous louez ou sous-louez.

Qui doit produire le relevé 31?

Le relevé 31 doit être produit par toutes les personnes ou les sociétés de personnes qui sont propriétaires d’un immeuble et qui ont loué un logement (une chambre, une maison ou un appartement dans un immeuble locatif ou dans un immeuble en copropriété) dont le loyer a été payé ou était payable le 31 décembre de l’année visée. Vous devez remplir ce document si votre logement, en plus de respecter cette dernière condition, remplit également les autres conditions et règles exigées par Revenu Québec. En voici une liste non exhaustive :

  • Il est situé au Québec;
  • Il n’est pas situé dans une habitation à loyer modique (HLM) et la Société d’habitation du Québec ne contribue pas à son paiement par le versement d’une somme;
  • Il n’est pas situé dans une installation maintenue par un établissement public ou privé conventionné qui exploite un centre hospitalier, un CHSLD ou un centre de réadaptation;
  • Il n’est pas situé dans un immeuble d’habitation où les services d’une ressource intermédiaire ou de type familial sont offerts.

Pour connaître les autres conditions que votre logement doit respecter et savoir ce qu’il vous faut faire si vous vous retrouvez dans un cas particulier, consultez le Guide du relevé 31 que vous pouvez trouver et télécharger via le site Web de Revenu Québec.

Il est important de noter que si vous êtes le propriétaire de plus de 50 logements loués, vous devez obligatoirement présenter vos relevés par Internet. Dans le cas contraire, il est à votre discrétion de le faire en ligne ou par courrier.

Si l’un de vos locataires déclare ses revenus ailleurs qu’au Québec (dans le reste du Canada ou dans un autre pays), il n’est pas nécessaire de produire un relevé 31 pour cette personne, puisque celui-ci ne peut être soumis qu’à Revenu Québec.

Dates Importantes

En ce qui concerne le relevé 31, il y a quelques dates qu’il vous faut retenir, et ce, d’une année d’imposition à une autre. Les voici :

  • Le début de la période de production des relevés : vous pouvez commencer à remplir votre ou vos relevés 31 dès le 1er décembre de l’année visée.
  • La date qui permet de savoir si un relevé doit être produit : un relevé 31 doit être produit si, le 31 décembre de l’année visée, le loyer d’un logement a été payé ou était payable par un locataire ou un sous-locataire.
  • La date limite de transmission des relevés : vous devez faire parvenir les relevés 31 que vous avez remplis à Revenu Québec au plus tard le dernier jour de février (soit le 28 ou le 29, selon le cas) de l’année qui est visée par les relevés. Il en va de même pour la partie qui doit être remise aux locataires et aux sous-locataires de vos logements.

Si vous ne respectez pas ces dates importantes, vous encourez une ou plusieurs pénalités.

Le formulaire du relevé 31

Le relevé 31 se compose de deux parties. La première doit être envoyée à Revenu Québec, tandis que la seconde doit être acheminée aux locataires ou aux sous-locataires du logement visé.

  • Copie 1
relevé 31 copie 1
  • Copie 2
relevé 31 copie 2

Comment remplir le relevé

Qu’il s’agisse ou non de la première fois que vous remplissez un ou plusieurs relevés 31, il est tout à fait normal de vous retrouver face à ce document sans qu’il vous soit familier, notamment parce que vous n’avez à vous en préoccuper qu’une fois par an. Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer de remplir adéquatement chaque partie du relevé 31, et ce, sans rien oublier!

La partie A (copie 1)

La première copie du relevé (RL-31) doit être remplie et remise à Revenu Québec. Voici ce que vous devez indiquer dans chacune des cases de cette partie.

  • Année : elle doit correspondre à l’année à laquelle se rapportent les renseignements du relevé.
  • Code du relevé : inscrivez « R » s’il s’agit d’un relevé original, « A » si vous modifiez un relevé ou « D » si c’est pour en annuler un.
  • No du dernier relevé transmis : si vous modifiez un relevé, indiquez le numéro de celui-ci ici.
  • Case A : cette section est réservée à Revenu Québec et affiche un numéro de logement préimprimé.
  • Case B : énoncez le nombre de locataires ou de sous-locataires qui ont conclu un bail de location ou de sous-location pour le logement mentionné à la case C.
  • Case C : inscrivez l’adresse du logement loué, en spécifiant le numéro d’appartement (qui peut être des lettres ou des chiffres) à la case C1 et le numéro de l’immeuble à la case C2.
  • Renseignements sur l’identité (locataires) : vous devez préciser le nom, le prénom et la dernière adresse connue (celle-ci peut être identique à celle de la case C) de chaque particulier locataire ou sous-locataire qui a conclu un bail pour le logement. Si le nombre de ces personnes dépasse celui des espaces prévus à cet effet, vous devrez produire des relevés supplémentaires.
  • Renseignements sur l’identité (propriétaire) : inscrivez votre nom, votre prénom et votre adresse de correspondance (sans oublier votre code postal).

La partie B (copie 2)

La seconde copie du relevé (RL-31.CS) doit être remplie et remise à chacun des locataires et des sous-locataires qui figurent sur la première copie. Dans cette partie, vous devez reporter certains renseignements que vous avez inscrits précédemment, et ce, aux endroits appropriés.

  • Retranscrivez tel quel ce que vous avez écrit aux cases Année, Code du relevé, No du dernier relevé transmis (le cas échéant), A, B et C.
  • Reportez votre nom et votre adresse dans l’espace prévu à cet effet.
  • Indiquez le nom, le prénom et l’adresse de chaque locataire ou sous-locataire sur chacun des relevés 31 (RL-31.CS) que vous devez transmettre aux occupants.

Comment produire ses relevés 31?

De nouveaux relevés 31 devant être produits chaque année, vous devez vous procurer de nouveaux documents à remplir afin d’accomplir cette tâche. Poursuivez votre lecture pour savoir comment produire vos relevés 31 en ligne ou par téléphone.

Notez toutefois que les solutions en ligne vous permettent de reprendre certains renseignements de l’année précédente afin de vous faire gagner un peu de temps dans la procédure.

En ligne

Quelques options s’offrent à vous si vous désirez ou devez produire vos relevés 31 en ligne. Choisissez celle qui vous convient le mieux parmi ces trois méthodes :

  1. Vous pouvez vous rendre sur le site Internet de Revenu Québec et utiliser le service en ligne Produire et consulter des relevés 31. En plus de pouvoir y produire les relevés 31 de l’année d’imposition visée, vous êtes en mesure de réutiliser les renseignements transmis numériquement lors de l’année précédente et de consulter les relevés de cette dernière et de l’année en cours. Vous pouvez aussi y modifier ou y annuler les relevés déjà produits pour l’année d’imposition visée.
  1. Vous pouvez faire usage d’un logiciel que vous avez acheté et qui est autorisé par Revenu Québec. Le concepteur de logiciels doit vous fournir un numéro d’autorisation qui atteste que les relevés que vous produisez ainsi répondent aux exigences de Revenu Québec. Il doit également fournir un numéro de certification prouvant que le logiciel lui-même répond aussi aux exigences de Revenu Québec en ce qui concerne la transmission de données en ligne.
  1. Vous pouvez vous servir d’un logiciel que vous avez vous-même conçu. Comme le logiciel que vous auriez acheté, celui-ci doit absolument répondre aux exigences de Revenu Québec. La section Partenaires vous indiquera tout ce que vous devez savoir à cet effet.

Au téléphone

Si, pour une raison ou une autre, vous souhaitez ou devez obtenir le relevé 31 en format papier, vous pouvez communiquer directement avec Revenu Québec aux numéros suivants, selon votre région :

  • Région de Québec : 418 266-1016
  • Région de Montréal : 514 940-1481
  • Autres régions : 1 855 291-6467

Vous pouvez profiter de votre appel pour poser toutes les questions que vous êtes susceptible d’avoir au sujet de la production du relevé afin d’éviter de faire des erreurs lorsque vous le remplirez.

Où envoyer le relevé 31?

Vous devez vous assurer de bien transmettre les relevés 31 à Revenu Québec, mais aussi à vos locataires et à vos sous-locataires. Si vous êtes libre de varier légèrement la façon de procéder, vous devez toutefois respecter certaines règles.

La copie 1 du relevé 31 doit être envoyée à Revenu Québec. Si vous produisez plus de 50 relevés, vous devez transmettre ceux-ci numériquement. Vous pouvez le faire au moyen d’un fichier XML si vous utilisez un logiciel autorisé ou un logiciel que vous avez conçu. Le service en ligne Produire et consulter des relevés 31 vous permet de faire parvenir le tout directement à Revenu Québec. Si vous produisez moins de 51 relevés 31, vous pouvez transmettre les documents par Internet ou par la poste. Dans ce dernier cas, vous devez acheminer les papiers requis à l’adresse postale suivante :

3800, rue de Marly

Québec (Québec)  G1X 4A5

La copie 2 du relevé 31 doit, quant à elle, être transmise au locataire ou au sous-locataire du logement visé. Vous pouvez le faire par voie électronique si vous avez préalablement obtenu l’autorisation écrite (sur papier ou non) de la personne concernée. Si vous optez pour cette méthode, vous devez vous assurer de protéger les renseignements personnels de cette dernière, de vérifier son identité et de veiller à ce que le document transmis et ses renseignements ne puissent être modifiés. Si vous préférez produire le relevé sur un support papier, vous pouvez le transmettre au locataire en personne ou par la poste, notamment.

Que se passe-t-il si le relevé 31 n’a pas été rempli et remis?

S’il advenait que vous omettiez de produire le ou les relevés 31 de vos logements loués avant la date limite de remise, vous encourriez une pénalité. Il en va de même si vous produisez plus de 50 relevés et que vous ne les transmettez pas par Internet.

Vous vous exposez également à une pénalité de 100 $ si vous produisez un ou plusieurs relevés dont certains renseignements demandés sont absents. Il est de votre responsabilité et de votre devoir de faire les efforts nécessaires pour obtenir les renseignements requis pour remplir adéquatement le relevé 31.

Que se passe-t-il s’il y a deux noms sur le bail de location?

Deux noms ou plus sont indiqués sur le bail de location ou de sous-location? Il est important de vous assurer que chacune de ces personnes est inscrite dans la case Renseignements sur l’identité de la partie 1 du relevé.

Si le nombre de ces personnes dépasse cinq, soit la quantité d’espaces disponibles sur le document, vous devrez produire autant de relevés supplémentaires qu’il vous en faut pour que chaque identité soit inscrite. Par exemple, si sept locataires sont inscrits sur le bail en tant que responsables du paiement du loyer, vous devrez produire deux relevés 31, dont l’un ne comportera que deux identités. Les renseignements qui doivent se retrouver aux cases précédentes sont identiques, de même que le chiffre indiqué à la case B (7, dans cette situation).

Enfin, vous devez veiller à ce que chaque locataire ou sous-locataire reçoive une copie de la seconde partie du relevé (RL-31.CS) sur laquelle se retrouvent son nom, son prénom et son adresse.
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